通常、打合わせはすぐに本題に入らず、雑談をしてリラックスします。

話の内容は、相手の気分を害すようなものはＮＧです。
適当な話題を選びましょう。雑談のネタを仕入れておくことも大切です。

以下のようなネタが一般的に好ましいでしょう。

例）気候、趣味・スポーツ・出身地・ニュース・雑学等

本題は結論を先に伝えます。理由・状況説明を後から補足します。 相手先の要望・状況等を事前に把握しておくとスムーズに運びます。

本題に対する質問・要望は口を挟まず、相手が話し終わるまで聞きましょう。質問に対する回答は、相手が理解しているか時折確認しながら話しましょう。資料・データがあれば活用し、なるべく詳しく説明します。

質問が自社に電話をしてすぐに分かることであれば、携帯電話で問い合わせることも有効です。
どうしても応えられない質問であれば、「この場ではお答えできませんので、お返事は明日までお待ちいただけませんでしょうか」などのコメントをし、 帰社後調べていつまでに連絡するかを伝えましょう。

打合わせは、約束の時間内に終わらせるようにしましょう。

長引きそうな場合は、「もう少しよろしいですか」等確認をしましょう。 訪問したほうから打合わせを切り上げるようにしましょう。

時間が近づいてきたら、書類を片付ける等して終了するきっかけを作ります。

退席するときは、きちんと挨拶をしましょう。
「本日はお忙しいところありがとうございました」等

商談を成立させる為には、自分が話すだけではいけません。相手の話を良く 聞く、相手の要望をしっかりとうかがうことが大切です。
時間など、約束はきちんと守りましょう。出来ないことは約束しないことです。
ポジティブな回答を心掛けましょう。
１回の訪問で商談を成立させようとは考えないこと。

オフィスでの打合わせではなく、カフェやラウンジでの打合わせ、ということがあるかもしれません。 その場合は、待ち合わせ場所は分かりやすいところにしましょう。 （駅の改札、目印になるビルなどがすぐ近くにあるカフェ等）

事前に待ち合わせ場所の地図を送っておくことも重要です。 （住所・約束日時　も記入）

外での待ち合わせですから、なんらかの事情で遅れたりすることもあり得ます。携帯電話の番号を事前に知らせておきましょう。

[担当者と会えないときは]

万が一会えなかったら、自社に電話をし、相手からの連絡の有無を確認。

担当者から自社へ連絡がなかった場合は、先方の会社へ電話をし、状況説明と　自分の連絡先を伝え、連絡が入り次第すぐに連絡を入れてもらうようにしましょう。

30分待っても会えない場合は、再度連絡。
1時間待っても会えない場合は自社・先方に連絡をし、状況とキャンセルの旨　を伝えます。自社に戻ってから、改めてアポイントの連絡をしましょう。